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Il est impératif pour les créanciers de respecter toutes les directives pour l'impression et la personnalisation des formulaires de virement qu'ils transmettent à leurs débiteurs. Le format et les caractéristiques des formulaires de virement doivent être respectés de manière stricte.
es scanners bancaires ne peuvent plus lire automatiquement les formulaires mal personnalisés. Dans ce cas, le formulaire pourrait devoir faire l’objet d’un traitement manuel voire être purement et simplement rejeté et renvoyé au client débiteur, ce qui pourrait entraîner des retards dans le traitement des ordres des clients et donc des retards de paiement.
Par exemple : le montant de la facture n’est pas correctement repris dans la zone destinée au montant du virement.
Il est interdit d’imprimer un QR code sur le formulaire de virement, même dans une zone qui pourrait sembler vierge. Les fournisseurs qui souhaiteraient utiliser des QR-codes doivent imprimer ces derniers sur le courrier accompagnant le formulaire de virement et non sur le formulaire lui-même.
Les clients qui reçoivent des factures reprenant une communication structurée doivent l’introduire dans leurs ordres de virement.
Format papier : de gauche à droite 3 « + », la communication structurée (3 chiffres et 1 trait oblique, 4 chiffres et 1 trait oblique et 5 chiffres (dont les deux derniers constituent le chiffre de contrôle)) et 3 « + » (+++123/1234/12345+++).
Format digital : 12 chiffres (123456789012).
Tout ajout dans la zone de communication fait du virement à communication structurée (VCS) un virement à communication libre.
Le chiffre de contrôle est le modulo 97 (reste de la division par 97) des 10 chiffres précédents ; si le reste est 0, le chiffre de contrôle est « 97 ».